Werken je Looker Studio dashboards plotseling niet meer?

Onze suggesties om de onlangs door Google opgelegde quota op de Looker Studio GA4-connector te overwinnen

Is jou vorige week misschien het volgende overkomen? Onder het genot van een lekker bakje koffie keek je nog eens naar wat je met veel zweet en tranen bouwde: een prachtig Looker Studio dashboard gebouwd met de GA4 connector. Je wreef de slaap uit je ogen en zag tot je schrik dat alle grafieken het niet meer deden. Collega’s belden je in paniek op. Wat is er allemaal gaande? In dit artikel leggen we je uit wat de gevolgen zijn van de door Google ingevoerde quota op de Looker Studio GA4 connector.

Wat is er gebeurd?

Op 10 november zijn de release notes voor Looker Studio bijgewerkt. In deze notes werd melding gemaakt van een quotum dat met onmiddellijke ingang werd ingevoerd op visualisaties in Looker Studio (voorheen Data Studio) die gebruik maken van de GA4 connector. Snel na deze aankondiging zagen wij dat de Looker Studio dashboards van vele klanten hun functionaliteit hadden verloren.

Google heeft gelijktijdig twee verschillende quota ingevoerd. Het eerste quotum is gekoppeld aan hoe vaak er simultaan gebruik gemaakt kan worden van de GA4 connector (concurrent request quota). Het andere quotum is gekoppeld aan hoeveel data er via de connector verzonden wordt op uur- en dagbasis (token quota).

Wat houdt dit in de praktijk in? Neem als voorbeeld een Looker Studio dashboard met één pagina waar zes grafieken op zijn geplaatst. Dit dashboard wordt gelijktijdig door twee collega’s gebruikt. Bij het laden van het dashboard zullen er 6 ‘requests’ naar de GA4 connector verstuurd worden (één request per grafiek). Dit aantal vermenigvuldig je met het aantal personen dat tegelijkertijd het dashboard bekijkt. In dit voorbeeld kom je dan uit op een totaal van twaalf requests wat twee meer is dan het door Google opgelegde quotum van tien requests. Als resultaat krijgen beide personen dan ook een foutmelding ‘Exhausted concurrent requests quota’ te zien.

Naast bovenstaand scenario moet je ook rekening houden met het aantal tokens dat verbruikt wordt bij het laden en wijzigen van een visualisatie. Het sorteren van tabellen, aanzetten van filters en het aanpassen van de datum zijn voorbeelden van acties die tokens kosten. Wanneer er meer tokens verbruikt worden dan toegestaan door Google, worden de grafieken niet meer geladen en krijgen gebruikers een foutmelding te zien.

In deze tabel zijn de door Google opgelegde quota terug te vinden:

Ondanks Google’s harde handhaving op het gebied van concurrent request – en tokengebruik, is er voor makers van dashboards geen eenvoudige manier om te zien hoeveel tokens er nu precies zijn verbruikt. In zijn documentatie geeft Google aan dat een doorsnee request (bv het laden van een lijngrafiek) 10 tokens zal kosten. Ons lijkt deze schatting erg optimistisch te zijn. Wanneer je over een langere periode in een tabel met meerdere kolommen en veel rijen wilt rapporteren, gebruik je significant meer tokens.

Update 23 november: Google heeft aangekondigd te werken aan oplossing om Looker Studio gebruikers inzage te geven in hun concurrent request – en tokenverbruik.

Wie heeft hier last van?

Voordat we hier dieper op ingaan, is het belangrijk te verduidelijken dat quota alleen van toepassing zijn wanneer je gebruik maakt van de GA4 connector. De oude Universal Analytics (GA3) connector is niet getroffen door deze wijziging. Dit betekent echter niet dat je achterover kunt leunen wanneer je nog gebruikt maakt van de Universal Analytics connector. Dit product wordt namelijk op 1 juli 2023 definitief uitgeschakeld (GA360 gebruikers kunnen nog een jaar langer gebruik maken van de connector). Je hebt nu gelukkig nog wél tijd om na te denken over oplossingen.

Wie gebruik maakt van de gratis versie van Google Analytics 4, wordt het zwaarst getroffen. Zelfs eenvoudige dashboards die slechts door een paar personen gebruikt worden, kunnen onbruikbaar worden. Zit je dan wel safe met een GA360 licentie? Je hebt dan namelijk tien keer meer tokens en vijf keer meer requests ter beschikking. Ons antwoord is geen duidelijk ja of nee.

Herken je jouw organisatie in onderstaand voorbeeld? Zo ja, dan zal de standaard GA360 licentie geen uitkomst bieden.

Wordt er binnen jouw organisatie:

• Gemiddeld vijf keer per uur gebruik gemaakt van Looker Studio dashboards
• Met dashboards die minimaal drie pagina’s bevatten
• En gemiddeld tien grafieken per pagina hebben
• Waarbij er ongeveer vijf keer per dashboardgebruik een filter of datum wordt aangepast

Wanneer we stellen dat een gemiddelde data request twintig tokens verbruikt, kom je in dit scenario al snel uit op een verbruik van vijftienduizend tokens per uur. Veel meer dan het door Google opgelegde quotum voor GA360 gebruikers.

Kort samengevat: de grote meerderheid van Looker Studio gebruikers zullen - ongeacht hun klantstatus - hinder ondervinden van de quota. De ‘sweet spot’ ligt bij kleine en middelgrote organisaties die gebruik maken van GA360. Zij zullen niet snel hinder ondervinden van de nieuwe quota.

Behoort jouw organisatie bij de groep die getroffen is? Neem dan zeker de tijd om na te denken over alternatieven die niet enkel ervoor zorgen dat je de huidige dashboarding capaciteiten weer terugkrijgt, maar die je ook de mogelijkheid bieden om nog betere dashboards te bouwen.

Welke alternatieve oplossingen zijn er?

We hebben de alternatieven gesplitst in korte, middel en langtermijnoplossingen.

Kortetermijnoplossingen (binnen 4-8 weken)

Tijdelijke terugkeer naar Universal Analytics

Deze oplossing werkt alleen wanneer de Universal Analytics tagging van je organisatie momenteel nog actief is.

De afgelopen tijd heeft Google veel gedaan om klanten over te krijgen naar Google Analytics 4. Een terugval naar de ‘oude’ Analytics klinkt dan misschien ook vreemd. Toch kan Universal Analytics prima als noodoplossing dienen. De defecte dashboards kunnen tijdelijk op Universal Analytics draaien zodat je teams opnieuw inzichten uit data kan halen. In de tussentijd kunnen de Technische Webanalisten binnen je organisatie werken aan duurzamere oplossingen.

Maak gebruik van GA4 Explorations

Een van de grote pluspunten van Google Analytics 4 is de Explore module die voor alle gebruikers beschikbaar is. Met deze functionaliteit kunnen tabellen, grafieken en funnels worden gebouwd. Wat functionaliteit betreft komen Explorations niet in de buurt van Looker Studio, maar als noodoplossing kunnen ze in bepaalde gevallen uitstekend werken.

De grootste beperkingen bij Explorations zijn dat er maximaal naar 90 dagen aan data gekeken kan worden en dat rapporten enkel bewerkt kunnen worden door hun eigenaar.

Middellange-termijnoplossingen (komende 8 - 52 weken)

Google BigQuery operationeel krijgen

BigQuery is de datawarehouse-oplossing van Google die (onder andere) is ontworpen om de onbewerkte gegevens van je GA4-property op te slaan. De sky is the limit wanneer GA360 wordt gecombineerd met BigQuery. Als je de gratis versie van Google Analytics 4 gebruikt, is het aantal events dat je dagelijks naar BigQuery kunt verzenden beperkt tot één miljoen. Zowel gratis als zakelijke gebruikers van Google Analytics 4 kunnen profiteren van een onbeperkte hoeveelheid gegevensopslag en ongelimiteerd queries uitvoeren. Het instellen van de BigQuery-integratie voor Google Analytics 4 is zeer eenvoudig en kan rechtstreeks vanuit het GA4-admin paneel worden gedaan.

Waarom gebruikt dan niet iedereen al Google BigQuery voor zijn Google Analytics 4-properties? Ten eerste omdat BigQuery niet gratis is. Google zal gebruikers kosten in rekening brengen voor hun gegevensopslag en het uitvoeren van queries. Een andere drempel is dat je, om iets uit BigQuery te halen, SQL-commands moet kunnen schrijven. Het is aannemelijk dat bedrijven de interne capaciteit missen om deze taak uit te voeren. Wij hebben de capaciteit en de expertise om je bedrijf hierbij te helpen.

Laat je niet afschrikken door de kosten die verbonden zijn aan het gebruik van BigQuery. Bij het zorgvuldig instellen van je databrontabellen kun je grote dashboards bouwen die veel sneller laden dan de standaard Looker Studio connector tegen een redelijke kostprijs. Ga niet ondoordacht te werk bij het opzetten van je BigQuery tabellen. Fouten in de configuratie kunnen namelijk resulteren in torenhoge rekeningen!

Een laatste gedachte over Google BigQuery is dat, eenmaal ingesteld, het je losmaakt van de verplichting om Looker Studio te gebruiken. Een BigQuery-brontabel kan net zo makkelijk worden aangesloten op een Microsoft Power BI-dashboard (of een andere geschikte BI-tool).

Weet je niet zeker hoe je moet beginnen met Google BigQuery? We denken graag met je mee om de best mogelijke instelling te kiezen.

Langetermijnoplossingen (> 1 jaar)

Nu de impact van de recente wijzigingen begint door te dringen, wordt het duidelijk dat de groep Google Analytics 4-gebruikers die hun behoeften vervuld zien met de gratis versie snel kleiner wordt. Op lange termijn blijven er dan twee belangrijke opties over:

Een GA360-licentie kopen

Als je vastbesloten bent om in de Google-stack te blijven, heeft upgraden naar GA360 om meer Looker Studio-tokens te verwerven weinig zin. Meer waarschijnlijk ga je upgraden vanwege de door Google opgelegde quota op Bigquery-streaming (een miljoen gebeurtenissen/dag). Op een website met veel verkeer en veel ingestelde events kan deze limiet snel problematisch blijken. In zo'n geval kun je niet anders dan upgraden naar GA360.

De prijzen voor GA360 zijn tegenwoordig niet meer gebaseerd op een vast tarief, maar zijn afhankelijk van het volume van je datacollectie. Volgens Google moet je rekening houden met zo’n 50.000 dollar per jaar voor het verzamelen van ongeveer 25 miljoen events per maand.

In ruil voor de licentiekosten krijg je meer tokens om te gebruiken in Looker Studio en toegang tot GA4-verkenningen zonder steekproef.

Alternatieven overwegen voor Google Analytics

Google Analytics is al vele jaren marktleider in de Web Analytics industrie. Er zijn echter concurrenten die ook voor jouw organisatie van grote waarde kunnen zijn. Een van de belangrijkste voordelen van Google ten opzichte van concurrenten was dat ze een geweldig product gratis aanboden dat veel solide plug-and-play toepassingen had. Met GA4 wordt duidelijk dat gratis gebruikers minder extraatjes en meer gedoe op hun pad krijgen.

Wij werken toolonafhankelijk waardoor we samen met jou kunnen kijken naar de tool die de grootste waarde kan leveren aan je bedrijf.